Datenschutzerklärung des Hilfeportals

1. Verantwortlicher

Starke Schultern UG (haftungsbeschränkt)
Ruhrallee 185, 45136 Essen, Deutschland
Telefon: 0201 858 96787, E-Mail: info@starkeschultern.com
Vertreten durch den Geschäftsführer Jonah Voshege.

2. Datenschutzbeauftragter

heyData GmbH, Schützenstraße 5, 10117 Berlin, Telefon +49 89 41325320, E-Mail datenschutz@heydata.eu. Mit Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

3. Überblick und Freiwilligkeit

Die Nutzung des Hilfeportals ist freiwillig und kostenlos. Sie können uns stattdessen auch anrufen oder eine E-Mail schreiben. Das Hilfeportal trifft keine Entscheidung über Ansprüche oder Leistungen. Über einen Antrag auf Schulbegleitung entscheidet allein das zuständige Amt; unsere Einschätzungen dienen der Orientierung und werden von Menschen in unserem Team geprüft.

4. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postleitzahl.
• Angaben zum Kind und zur Situation: zum Beispiel Geburtsjahr, Schulform, Klasse, bisherige Unterstützung, Förderbedarf, Diagnosen oder Verdacht, Stand des Antrags und Ihre Antworten im Aufnahmegespräch. Diese Angaben können Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO sein.
• Hochgeladene Unterlagen: zum Beispiel Gutachten, ärztliche Stellungnahmen, Bescheide und Schulberichte, sowie der daraus gelesene Text.
• Ergebnisse: Ersteinschätzung, Unterlagencheck, offene Fragen und Notizen unseres Teams zu Ihrem Vorgang.
• Nachrichten im Beratungs-Chat (siehe Abschnitt 7).
• Technische Daten: Zeitpunkte, Protokolle sicherheitsrelevanter Vorgänge und eine gekürzte bzw. per Schlüssel unkenntlich gemachte IP-Adresse (Hashwert) zum Schutz vor Missbrauch.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Angaben, um Ihr Anliegen zu prüfen, Ihnen eine Ersteinschätzung zu geben, Sie zu beraten und uns bei Ihnen zu melden. Grundlage sind die Einwilligungen, die Sie vor dem Anlegen Ihres persönlichen Bereichs erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a und, für Gesundheitsdaten, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO):

• Verarbeitung Ihrer Angaben nach dieser Datenschutzerklärung,
• Verarbeitung der von Ihnen hochgeladenen, oft sensiblen Dokumente,
• Kontaktaufnahme zu Ihrem Anliegen,
• unterstützende Auswertung durch KI-Werkzeuge (optional, siehe Abschnitt 6). Ohne diese Einwilligung prüft unser Team Ihre Angaben ohne KI-Unterstützung.

Sie können jede Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel per E-Mail an info@starkeschultern.com. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Soweit Sie uns nach Ihrer Anfrage beauftragen, verarbeiten wir die Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Den sicheren Betrieb, den Schutz vor Missbrauch und die Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge stützen wir auf unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6. Einsatz von KI

Wir setzen KI-Modelle des Anbieters OpenAI ein (OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland; die Verarbeitung kann auch durch OpenAI, L.L.C. in den USA erfolgen). Die KI hilft:

• im Aufnahmegespräch, die nächste passende Frage zu stellen und Ihre Antworten zu ordnen,
• beim Lesen von Text aus Fotos und Dokumenten,
• Ihre Angaben und Unterlagen für die Ersteinschätzung, den Unterlagencheck und die offenen Fragen zu strukturieren,
• im Beratungs-Chat, allgemeine Fragen zu beantworten,
• unsere Wissensdatenbank durchsuchbar zu machen (dafür werden nur unsere eigenen Fachtexte verarbeitet, keine Daten von Familien).

Während des Aufnahmegesprächs werden Ihre Eingaben an OpenAI übermittelt, damit die nächste Frage entstehen kann. Bei uns gespeichert wird erst, wenn Sie am Ende einwilligen und Ihren Bereich anlegen. Für Ersteinschätzungen übermitteln wir nur die dafür nötigen Angaben; interne Notizen unseres Teams gehen nicht an die KI. OpenAI verarbeitet die Daten in unserem Auftrag, nutzt sie nach den Vertragsbedingungen nicht zum Training eigener Modelle und löscht sie nach höchstens 30 Tagen. Die Übermittlung in die USA ist durch EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) abgesichert.

Die KI entscheidet nichts. Alle Ergebnisse werden von Menschen geprüft; eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

7. Beratungs-Chat

Den Beratungs-Chat können Sie ohne Anmeldung nutzen. Bitte nennen Sie dort keine Namen und keine Diagnosen; für eine persönliche Einschätzung gibt es den geschützten Bereich. Ihre Nachrichten werden zur Beantwortung an OpenAI übermittelt (siehe Abschnitt 6) und bei uns gespeichert, damit das Gespräch zusammenhängt und wir den Dienst verbessern können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Die gekürzte IP-Kennung einer Chat-Sitzung löschen wir nach 30 Tagen, die ganze Sitzung mit allen Nachrichten nach 90 Tagen ohne Aktivität.

8. Empfänger und Dienstleister

Innerhalb von Starke Schultern sehen Ihre Daten nur die Mitarbeitenden, die Ihr Anliegen bearbeiten. Folgende Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO):

• Supabase Inc. (Datenbank und Dateiablage). Die Daten liegen in Rechenzentren in Frankfurt am Main. Da das Unternehmen seinen Sitz in den USA hat, ist ein Zugriff aus den USA nicht ausgeschlossen; er ist durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Hochgeladene Dokumente werden verschlüsselt gespeichert und sind nur für berechtigte Mitarbeitende zugänglich.
• Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaka, Zypern (Betrieb der Webanwendung und E-Mail-Versand). Soweit dabei Daten außerhalb der EU verarbeitet werden, ist dies durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert.
• OpenAI (KI-Funktionen, siehe Abschnitt 6).

Eine Weitergabe an Ämter, Schulen oder andere Stellen erfolgt nur, wenn Sie das ausdrücklich wünschen oder dem gesondert zustimmen, zum Beispiel durch eine Schweigepflichtsentbindung. Wir verkaufen keine Daten und nutzen sie nicht für Werbung.

9. E-Mails

Zu Ihrem Vorgang senden wir Ihnen E-Mails, zum Beispiel eine Bestätigung mit dem Zugang zu Ihrem Bereich, eine Erinnerung an fehlende Unterlagen und die Mitteilung, dass Ihre Einschätzung bereitsteht. Grundlage ist Ihre Einwilligung zur Kontaktaufnahme. Der Versand läuft über unseren E-Mail-Dienst bei Hostinger.

10. Anfragen über KI-Assistenten

Das Hilfeportal bietet eine Schnittstelle, über die KI-Assistenten (zum Beispiel ein Assistent auf Ihrem eigenen Gerät) in Ihrem Auftrag eine Anfrage stellen können. Die Einwilligungen erteilen dabei immer Sie selbst. Für die Verarbeitung durch Ihren Assistenten ist dessen Anbieter verantwortlich.

11. Speicherdauer

• Vorgang, Angaben und Unterlagen: solange wir Ihr Anliegen bearbeiten oder Sie bei uns betreut werden. Danach löschen wir sie, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Aus Dokumenten gelesener Text: 30 Tage, nachdem unser Team die Auswertung geprüft hat; die Datei selbst bleibt Teil Ihres Vorgangs.
• Beratungs-Chat: IP-Kennung 30 Tage, Sitzung 90 Tage ohne Aktivität.
• Technische Protokolle: die IP-Kennung wird nach 30 Tagen entfernt, Daten zur Begrenzung von Anfragen nach 24 Stunden gelöscht.

Möchten Sie, dass wir Ihren Vorgang löschen, genügt eine kurze Nachricht an info@starkeschultern.com. Wir löschen dann Ihre Kontaktdaten, die Angaben zum Kind und Ihre Unterlagen unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats.

12. Cookies und Speicher im Browser

Das Hilfeportal setzt für Familien keine Cookies und verwendet keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge. Schriften und Programmteile werden von unserem eigenen Server geladen. Nur der interne Bereich für unser Team speichert eine Anmeldung im Browser; das ist technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

13. Datensicherheit

Alle Verbindungen sind per TLS verschlüsselt. Ihr persönlicher Bereich ist nur mit Ihrem Zugangs-Code erreichbar, den wir lediglich als Hashwert speichern. Zugriffe unseres Teams sind auf das Nötige beschränkt und werden protokolliert.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die wir auf unser berechtigtes Interesse stützen (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO),
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2 bis 4, 40213 Düsseldorf.

Wenden Sie sich dafür an info@starkeschultern.com oder an unseren Datenschutzbeauftragten (Abschnitt 2).

15. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich das Hilfeportal oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung. Informationen zur Webseite starkeschultern.com finden Sie in deren Datenschutzerklärung.

Stand: Oktober 2026